Anforderungen an Organigrammgeneratoren

In Großunternehmen und teilweise auch in der mittelständischen Wirtschaft treten oft sehr komplexe Unternehmensverbünde auf, die sich mit einfachen Grafikprogrammen kaum noch mit vertretbarem Aufwand darstellen lassen. In der Praxis werden Grafiken zur Darstellung von Konzernstrukturen üblicherweise als Organigramme bezeichnet. Das Zeichnen solcher Organigramme ist schon dann ein zeitraubendes Unterfangen, wenn sie insgesamt eine streng hierarchische Struktur aufweisen, wenn also jedes Tochterunternehmen nur eine Mutter hat. Die Unternehmenswirklichkeit sieht jedoch häufig erheblich komplexer aus:

• Tochterunternehmen können mehr als ein Mutterunternehmen haben, was im Folgenden als Netzstruktur bezeichnet wird.
• Wenn es zu einer Tochter mehrere Mütter gibt, müssen sich nicht alle auf der nächst höheren Ebene befinden, sondern können durchaus auf ganz verschiedenen Hierarchieebenen angesiedelt sein.
• Noch schwieriger wird es, wenn ein Tochterunternehmen direkt oder indirekt wieder an einem seiner Mutterunterunternehmen beteiligt ist, also Rückbeteiligungen auftreten.

Für den technisch interessierten Leser werden diese unterschiedlichen Topologien im Abschnitt 3 näher erläutert. Die Komplexität der Unternehmensstruktur nimmt mit der Zahl der Unternehmen sowie dem Verflechtungsgrad zu und stellt erhebliche Anforderungen an eine korrekte und zudem noch überschaubare Darstellung.

Die freihändige Anordnung Dutzender oder Hunderter von Tochterunternehmen in derart komplexen Organigrammen ist praktisch unmöglich. Organigrammassistenten, wie sie z.B. Microsoft Visio anbietet, helfen nicht weiter, wenn ein einziges Tochterunternehmen mehrere Mütter aufweist, weil sie mit anderen als streng hierarchischen Strukturen überfordert sind. Auf jeden Fall sollte man auf dem Markt angebotene Organigrammgeneratoren darauf testen, ob und wie sie komplexe Unternehmensstrukturen darzustellen vermögen.

Visual OrgChart ist aus einem Projekt für einen Großkonzern mit mehreren hundert stark verschachtelten Tochterunternehmen hervorgegangen. Grundsätzlich kann Visual OrgChart nicht nur Konzernstrukturen, sondern auch Kreditnehmerverbünde, Strukturen aus dem Personalwesen (Aufbauorganisation bei Mitarbeitern, Stellen oder Abteilungen) oder Stücklisten visualisieren.

Leistungsspektrum von Visual OrgChart 2.0

Visual OrgChart stellt die gewünschten Unternehmensinformationen in Rechtecken und die Beteiligungen zwischen den Unternehmen als pfeilförmige Beziehungslinien zwischen den Kästchen dar.

• In den Rechtecken können fünf verschiedene unternehmensspezifische Informationsarten dargestellt werden. In der Mitte steht normalerweise der Firmenname. In die vier Ecken der Kästchen können z.B. das Stammkapital, die Branchenzugehörigkeit, die Rechtsform, das Gründungsjahr oder eine sonstige Unternehmensinformation aus einer Visual OrgChart-Datenquelle eingetragen werden. Wenn der Platz in der Mitte für die Firmennamen zu knapp ist, kann man auf die beiden Datenfelder unten links und unten rechts verzichten, damit längere Firmennamen nicht abgeschnitten werden. Zusätzlich können die Schriftgröße und der Schriftgrad für das mittlere Datenfeld (meistens der Firmenname) gesondert eingestellt werden.
• Die Zugehörigkeit von Unternehmen zu unterschiedlichen Branchen oder sonstigen Merkmalen kann farblich hervorgehoben werden.
• Um die Hierarchieebene schneller zu erkennen, auf der die Gesellschaften in der Unternehmenshierarchie befinden, kann die Ebenennummer als Wasserzeichen zusätzlich in die Kästchen eingeblendet werden.
• Die Beziehungspfeile können mit den jeweiligen Beteiligungs- und/oder Rückbeteiligungsquoten und einem weiteren Merkmalskürzel beschriftet werden. Die Nachkommastellen der Beteiligungsquoten sowie deren Schriftgröße und Schriftgrad können eingestellt werden.
• Unterhalb der Beteiligungsquote kann eine zweite Information zur zusätzlichen Beschreibung der Beteiligungsart dargestellt werden, z.B. die Stimmrechtsquote oder ein Kürzel, das die Art der Beteiligung näher charakterisiert.
• Zusätzlich Beteiligungspfeilen können noch andersartige Beziehungen wie z.B. Vertragsbeziehungen zwischen Unternehmen dargestellt und farblich hervorgehoben werden, auch dann, wenn zwischen zwei Unternehmen nur indirekte Beteiligungsbeziehungen existieren. Diesen zusätzlichen Beziehungslinien können in Abhängigkeit von der Beziehungsart unterschiedliche Farben zugewiesen werden. Auch hier kann ein Kürzel für diese Beziehungsart (max. 3 Zeichen) angezeigt werden.
• Konzernquoten sind ein wichtiger Indikator für die Beherrschung jeder Gesellschaft durch die Konzernmutter. Sie werden deshalb oft auch als Durchgriffsquoten bezeichnet. Visual OrgChart kann die Konzernquoten aus einer Beteiligungsdatenquelle übernehmen oder auch aus den einzelnen Beteiligungsquoten selbst berechnen. Wenn sich die Beteiligungsquoten ändern, neue Gesellschaften hinzukommen oder vorhandene ausscheiden, kann Visual OrgChart die Konzernquoten aktualisieren und in einem neuen Organigramm korrekt darstellen.
• Organigramme können auf allen von vom jeweiligen Drucker unterstützen Papierformaten ausgegeben werden. Die Darstellungsgröße und damit die auf einem bestimmten Papierformat darstellbare Anzahl von Unternehmen lässt sich einstellen. Bei sehr großen Organigrammen muss man einen Kompromiss zwischen der Anzahl der A4- oder A3-Druckseiten und der (Noch-)Lesbarkeit von u.U. sehr kleinen Beschriftungen finden. Größere Papierformate als A3 oder gar Plotterausgaben unterstützen die Lesbarkeit zusätzlich.

Visual OrgChart erstellt grafisch optimierte Organigramme für Beteiligungsstrukturen mit beliebig vielen und beliebig verschachtelten Tochtergesellschaften. Die Optimierung wurde so ausgelegt, dass die Organigramme möglichst kompakt und dennoch übersichtlich sind.

• Wenn es viele Tochterunternehmen direkt unter der Konzernmutter gibt, die aber ihrerseits keine weiteren Töchter besitzen, würde das Organigramm unnötig in die Breite gehen. Visual OrgChart kann diese sog. direkten Töchter am linken Rand in vertikalen Ästen platzsparend abknicken. Der Benutzer kann diese Unternehmen nach Wunsch zudem farblich hervorheben. Auch auf tieferen Hierarchieebenen können solche „Töchter ohne eigene Töchter“ vertikal angeordnet werden.
• Da Rückbeteiligungen optisch nicht immer auf den ersten Blick als solche erkennbar sind, können sie mit Visual OrgChart farblich hervorgehoben werden.
• Ist eine Fremdgesellschaft an einer Konzerngesellschaft beteiligt, wird diese direkt rechts neben dieser Konzerngesellschaft und mit abgerundeten Ecken gezeichnet. Der Beziehungspfeil geht von der linken Seite des Rechtecks der Fremdgesellschaft an die rechte Seite des Rechtecks der Konzerngesellschaft.
• Unternehmen mit mehr als einer Muttergesellschaft auf unterschiedlichen Hierarchieebenen werden vertikal so „tief wie nötig und so hoch wie möglich“ platziert.
• Wenn die Verflechtungsintensität zwischen verschiedenen Hierarchieebenen sehr unterschiedlich ist, passt Visual OrgChart den vertikalen Abstand zwischen diesen Ebenen entsprechend an, damit ein optisch ausgeglichenes Erscheinungsbild entsteht.
• Unvermeidbare Überschneidungen der Beteiligungslinien werden durch gut sichtbare Brücken dargestellt, damit es zu keinen Verwechslungen mit echten Knoten für Mehrfachbeteiligungen kommt. Unternehmenskästchen und Beteiligungslinien werden so platziert, dass möglichst wenige Überschneidungen entstehen.
• Die Unternehmen können horizontal nach bestimmten Kriterien wie z.B. der Branche blockartig sortiert werden.

Mit Visual OrgChart können Sie – je nach Verwendungszweck – die gesamte Unternehmensstruktur abbilden oder auch nur ausgewählte Teilstrukturen. Solche Teilstrukturen lassen sich folgendermaßen bilden.

• Ein Teilorganigramm kann auf die Tochterunternehmen einer beliebigen Konzerngesellschaft beschränkt werden.
• Ein Teilorganigramm kann umgekehrt auch auf sämtliche Mütter einer beliebigen Konzerngesellschaft beschränkt werden.
• Ein Teilorganigramm kann auch darstellen, über welche dazwischenliegenden Unternehmen eine Konzerngesellschaft A mit einer Konzerngesellschaft B verflochten ist. Visual OrgChart hebt diese Beteiligungspfade farblich hervor, was vor allem in sehr komplexen Unternehmensstrukturen das Aufspüren von direkten und indirekten Abhängigkeiten erleichtert.
• Wenn man die Darstellung der Unternehmensstruktur auf Verflechtungen zwischen Unternehmen einer bestimmten Branche oder eines sonstigen Merkmals fokussieren will, dann werden nur die Unternehmen vollständig dargestellt, die diesem Filterkriterium entsprechen. Firmen, die nicht zu dieser Teilmenge gehören, werden aber nicht komplett ignoriert, da dann „Löcher“ in der Unternehmensstruktur entstehen würden. Sie werden lediglich abgegraut, also optisch zurückgenommen. Die übrigen filterfremden Unternehmen werden hingegen völlig ausgeblendet.
• Teilorganigramme nur mit Töchtern eines beliebigen Unternehmens können zusätzlich durch Filtern auf Zugehörigkeit zu einer bestimmten Gruppe beschränkt werden. Dabei muss das Wurzelunternehmen eines solchen Teilbaums dem Filterkriterium selbst nicht entsprechen.
• Das Filtern erlaubt auch ein Abschneiden von Organigrammen nach Konzernquoten, wenn nur solche Unternehmen dargestellt werden sollen, an denen ein ausgewähltes Unternehmen, welches die Konzernmutter oder eine anderen Unternehmen sein kann, direkt und indirekt mit einer bestimmten Mindestquote beteiligt ist.
• Schließlich kann auch die Beteiligungstiefe in einem Organigramm durch eine vorzugebende Anzahl von Beteiligungsebenen begrenzt werden.

Visual OrgChart generiert die Organigramme im Dialog über eine einzige Bildschirmmaske so benutzerfreundlich und einfach, dass man es schneller selbst erledigen kann als jemandem anders zu erklären, wie man die Darstellung gerne hätte. Nicht erst am Monatsende oder auf Anfrage bei der IT-Abteilung, sondern direkt auf Knopfdruck des Benutzers.

• Alle Darstellungsoptionen werden in derselben Bildschirmmaske festgelegt. Für Änderungen der Grafikoptionen kehrt man mit einem Mausklick in diese Bildschirmmaske zurück und nimmt die gewünschten Änderungen dort vor. Alle Graphikeinstellungen lassen sich zudem bequem abspeichern und jederzeit wieder aufrufen.
• Eine Nachbearbeitung der von Visual OrgChart optimierten Organigramme „per Hand“ ist nicht notwendig, aber auch nicht möglich.

Visual OrgChart dokumentiert die Konzernstruktur nicht nur „so wie sie ist“, sondern eignet sich auch als grafisches Planungstool für das Beteiligungsmanagement: Wie sähe der Konzern aus, wenn Tochterunternehmen gekauft oder verkauft werden oder wenn bestehende Beteiligungen verändert würden.

Darstellbare Beteiligungsstrukturen

Die grundsätzlich möglichen Beteiligungsmuster kann man topologisch kategorisieren. Die beiden folgenden Abbildungen geben exemplarische Beteiligungsstrukturen wieder. In einer hierarchischen Struktur hat jedes Unternehmen höchstens eine Muttergesellschaft (Abb. 1). In Netzstrukturen kann eine Tochtergesellschaft (in Abb. 2 die Oberloh Versicherung) mehr als eine Muttergesellschaft haben, die sich zudem auf unterschiedlichen Hierarchieebenen befinden können (Markt Textilien und Hege Versicherung). Bei Rückbeteiligungen ist eine Tochter direkt oder indirekt an einer ihrer Mütter beteiligt. In Abb. 2 ist die Versicherung Vorsorge an der Hege Versicherung beteiligt, die ihrerseits wieder indirekt über die Seka Versicherungen an der Vorsorge beteiligt ist.

Visual OrgChart kennt keine Beschränkung hinsichtlich der Komplexität der darstellbaren Beteiligungsstrukturen.

Herkunft der Beteiligungsdaten

Visual OrgChart speichert die in den Organigrammen darzustellenden Informationen in einer einfachen eigenen Access-Datenbank.

• Die Daten können aus einem unternehmenseigenen Finanzinformationssystem (FIS) oder einer Standardsoftware in diese Visual OrgChart-Datenbank eingelesen werden.
• Die Daten können in der Visual OrgChart-Datenbank auch manuell selbst gepflegt werden. Grundsätzlich ist hiervon wegen des i.d.R. größeren Zeitaufwands durch die-se Doppelarbeit und wegen der Fehleranfälligkeit abzuraten. Sinnvoll kann die manuelle Datenpflege jedoch für Beteiligungsplanspiele (Was-wäre-wenn-Simulationen) sein. Dies ist gefahrlos möglich, da die tatsächliche Konzernstruktur jederzeit wieder unverfälscht aus den FIS-Daten eingespielt werden kann.
• In der Datenschnittstelle können 9 Unternehmensattribute gespeichert und gepflegt werden, aus denen die maximal fünf jeweils in den Unternehmenskästchen darzustellende Informationen auszuwählen sind. Zusätzlich können die von Visual OrgChart berechneten Konzernquoten in der Schnittstelle gespeichert werden. Eine Neuaufbereitung der Schnittstelle wird erst dann notwendig, wenn sie die im Organigramm ge-wünschten Informationen nicht enthält.

Server-Version von Visual OrgChart 2.0

In der zuvor beschriebenen Desktop-Version generiert Visual OrgChart die Organigramme nach Vorgaben, die in einer Bildschirmmaske auf dem jeweiligen Arbeitsplatzrechner (PC oder Laptop) konfiguriert werden. In der Server-Version werden diese Parameter aus einer Konfigurationstabelle ausgelesen, auch die Unternehmens- und Beteiligungsda-ten aus dem Finanzinformationssystem oder der Beteiligungsmanagementsoftware enthält. Daraus ergeben sich folgende Vorteile.

• Zur unternehmensweiten Standardisierung von Organigrammen können die dafür relevanten Parameter in der Konfigurationstabelle mit vom Anwender nicht veränderbaren Werten belegt werden.
• Da in der Server-Version auf die grafische Benutzungsoberfläche der Desktop-Version verzichtet werden kann, benötigt sie nur die eigentliche Grafikengine. Auf den Arbeitsplatzrechnern müssen weder Visual OrgChart noch Microsoft Visio installiert werden.
• Organigramme können jetzt auch im PDF-Format statt im Visio-Format erstellt und verteilt werden. Für die Anzeige der Organigramme am Arbeitsplatz und das Ausdrucken auf Papier reicht ein PDF-Reader oder der Visio-Viewer. Größere Organigramme werden dabei unter Berücksichtigung der Papiergröße und ausrichtung (Hoch- / Querformat) auf mehrere Blätter optimiert aufgeteilt.

Die Ablaufsteuerung der Organigrammerzeugung ist vom Kunden oder vom Hersteller des Finanzinformationssystems (FIS) zu implementieren. Im Pilotprojekt mit dem Referenzkunden Bertelsmann AG, Gütersloh, wurde sie wie folgt realisiert:

• Der Benutzer selektiert die darzustellenden Firmen nicht in Visual OrgChart, sondern im FIS. Dort werden auch die Organigramm-Parameter eingestellt, entweder einzeln oder durch Auswahl einer Standardparameterkonfiguration. Diese Daten werden in eine Auftragstabelle der Datenbank geschrieben, die dem FIS zugrunde liegt.
• Das FIS prüft, ob in der Auftragstabelle ein Organigrammauftrag bereitliegt. Wenn ja, übergibt es sämtliche Beteiligungsdaten und Organigrammparameter, zu denen auch der Dateiname, der Speicherort und der Organigramm-Dateityp (PDF oder Visio) gehören, an eine Visual OrgChart-Schnittstelle. Der FIS-Client startet anschließend per Shell-Aufruf die Organigrammerzeugung und versendet anschließend eine Mail mit der Organigrammdatei im PDF- oder Visio-Format an den Anwender.
• All dieses geschieht für den Benutzer im Hintergrund, also ohne ihn bzw. sie mit technischen und Bedienungsdetails zu befassen.